DEFINICJE I PRZEDMIOT REGULAMINU
1. Niniejszy regulamin określa zasady zgłaszania i uczestnictwa w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń organizowanych przez Gdańską Organizację Turystyczną.
2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
a. Instytucji - rozumie się przez to podmiot, który wysłał Organizatorowi zgłoszenie udziału w cyklu szkoleń poprzez formularz rejestracyjny umieszczony na stronie www:
https://szkolenia.gcb.visitgdansk.com w trakcie trwania rekrutacji.
b. Uczestniku - rozumie się przez to pracownika Instytucji, która wysłała Organizatorowi zgłoszenie udziału w cyklu szkoleń, reprezentującego tą Instytucję podczas Cyklu Szkoleń.
c. Organizatorze lub GOT - rozumie się przez to stowarzyszenie Gdańska Organizacja Turystyczna z siedzibą w Gdańsku (80-530), ul. Uczniowska 22, NIP 583-288-72-98, KRS 0000139108, które organizuje i przeprowadza spacery.
d. Let’s Meet 2024 - rozumie się przez to odpłatne wydarzenie adresowane do przedstawicieli obiektów hotelowo-konferencyjnych, convention bureaux, linii lotniczych, PCO, agencji eventowych, unique venues mające, na celu zwiększenie zainteresowania ofertą biznesową branży turystycznej Gdańska i regionu organizowane przez GOT w dniach 4-6 września 2024.
e. Cyklu szkoleń - rozumie się przez to szkolenia organizowane przez GOT w 2023 roku mające na celu przygotowanie Uczestników i Instytucji do udziału w Let’s Meet 2024 oraz lepsze poznanie i zrozumienie istoty branży spotkań.
OGÓLNE ZASADY
3.Warunkiem uczestnictwa w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń jest wysłanie zgłoszenia udziału za pomocą formularza on-line, który jest dostępny na stronie
https://szkolenialetsmeet.gcb.visitgdansk.com i przekazania danych Instytucji, tj. Nazwa Instytucji, imiona i nazwiska uczestników, numery telefonu, adresy email. Zgłoszenie powinno być wysłane w trakcie trwania rekrutacji na Let’s Meet 2024. Okres trwania rekrutacji podany jest na wymienionej stronie internetowej. Przez dokonanie zgłoszenia Instytucja oświadcza, że zapoznała się z niniejszym Regulaminem i akceptuje jego postanowienia. Przesłanie zgłoszenia jest równoznaczne z zobowiązaniem Instytucji do uczestnictwa w Let’s Meet 2024 oraz Cyklu szkoleń. Istnieje możliwość wzięcia udziału w Cyklu szkoleń bez udziału w Let’s Meet 2024 - za zapłatą Opłaty wstępnej.
4. Liczba Instytucji, które mogą wziąć udział w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń jest ograniczona, a Instytucja zgłaszająca się na szkolenia musi spełnić warunki określone w niniejszym Regulaminie.
5. Instytucje takie jak Hotele z zapleczem konferencyjnym lub unique venue aby wziąć udział w szkoleniach oraz Let’s Meet 2024, muszą posiadać salę konferencyjną mogącą pomieścić minimum 150 osób. Ograniczenie nie dotyczy pozostałych grup w strukturze procentowej instytucji określonej w punkcie 7. niniejszego regulaminu. W przypadku udziału tylko w szkoleniach bez udziału w Let’s Meet, nie obowiązują ww. wyłączenia.
6. GOT zastrzega sobie prawo do subiektywnego wyboru ostatecznej listy Instytucji, a co za tym idzie Uczestników Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń, na bazie zatwierdzonej przez Zarząd GOT procentowej struktury Instytucji, która wygląda następująco:
a. Hotele z zapleczem konferencyjnym (30%)- 8 Instytucji
b. Agencje i PCO (13%)- 4 Instytucje
c. unique venues (32%)- 10 Instytucji
d. Linie lotnicze (3%)- 1 Instytucja
e. Convention Bureaus (22%)- 7 Instytucji
7. Możliwe są nieznaczne odchylenia w poszczególnych grupach, nie większe jednak niż 5% w stosunku do zatwierdzonego planu.
8. Przyjęcie zgłoszenia zostanie potwierdzone pocztą elektroniczną. Przyjęcie zgłoszenia przez GOT jest równoznaczne z zawarciem między Instytucją a GOT umowy o udział w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
9. GOT wymaga aby każdą Instytucję zgłaszającą się na Cykl szkoleń i Let’s Meet 2024 reprezentowały dokładnie dwie osoby, przy czym jedna z nich musi być przedstawicielem kadry Zarządzającej Instytucji. Obie te osoby, przystępując do cyklu szkoleń zobowiązują się do reprezentowania Instytucji, z ramienia której brały udział w szkoleniach podczas Let’s Meet 2024.
10. W sytuacji zakończenia współpracy pomiędzy Uczestnikiem a Instytucją, która zgłosiła go do udziału w Cyklu szkoleń i Let’s Meet 2024, Instytucja ma obowiązek wyznaczyć zastępstwo za Uczestnika i niezwłocznie zgłosić fakt do Gdańsk Convention Bureau na adres mailowy:
gcb@visitgdansk.com
OPŁATY ZA UDZIAŁ
11. Udział w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń jest odpłatny. Ceny udziału zostały określone na stronie:
https://szkolenia.gcb.visitgdansk.com. Instytucja zobowiązana jest do zapłaty Opłaty wstępnej (stanowiącej 20% całkowitej ceny udziału) wraz z rejestracją. W przypadku braku potwierdzenia zgłoszenia przez GOT Opłata wstępna podlega zwrotowi.
12. Opłata wstępna ma charakter zadatku. Jeżeli Instytucja weźmie udział w Let’s Meet 2024, kwota zadatku zostanie zaliczona na poczet opłaty całkowitej za udział w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń. Jeżeli jednak Instytucja udziału w Let’s Meet 2024 nie weźmie, zadatek nie podlega zwrotowi.
13. Wycofanie się z udziału w Let’s Meet 2024 i Cyklu szkoleń i uzyskanie pełnej rekompensaty finansowej możliwe jest maksymalnie do 7 dni przed datą pierwszego szkolenia. Wycofanie się Instytucji w późniejszym terminie, oznacza przepadek opłaty za cykl szkoleń i zadatku za udział w Let’s Meet 2024 i uniemożliwia wzięcie udziału w Let’s Meet 2024
14. Jeżeli Instytucja zgłaszająca się do udziału w Cyklu szkoleń nie kwalifikuje się do żadnej z grup wymienionych w pkt. 7 niniejszego Regulaminu, nie może wziąć udziału w Let’s Meet 2024, a za cykl szkoleń musi uiścić z góry jednorazową opłatę równą Opłacie wstępnej.
OBOWIĄZKI INSTYTUCJI I UCZESTNIKA
15. Uczestnicy mają obowiązek wzięcia udziału we wszystkich szkoleniach z cyklu. Dopuszczalna jest nieobecność na maksymalnie dwóch szkoleniach.
16. Uczestnicy, którzy przekroczą dopuszczalny poziom absencji- nie pojawią się na 3 lub więcej szkoleniach, mogą brać udział w kolejnych szkoleniach z Cyklu, ale Instytucje, które reprezentują, nie mogą wziąć udziału w Let’s Meet 2024
17. Decyzja o wykreśleniu Instytucji z udziału w Let’s meet 2024 podejmowana jest przez Gdańsk Convention Bureau przy współpracy z Zarządem GOT.
18. Od decyzji wymienionej w punkcie 19 niniejszego regulaminu przysługuje odwołanie do Zarządu GOT, które Uczestnik wysyła na adres
gcb@visitgdansk.com
19. Odwołanie musi być uargumentowane wyjaśnieniem przyczyny zbyt dużej absencji Uczestnika i rozpatrywane jest wyłącznie w sytuacji:
a. zaistnienia siły wyższej,
b. wystąpienia szczególnych okoliczności.
OBOWIĄZKI I PRAWA ORGANIZATORA
20. Organizator może odmówić Uczestnikowi/Uczestniczce dalszego udziału w cyklu szkoleń, w wypadku nieprzestrzegania regulaminu.
21. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania szkolenia lub zmiany jego terminu bez podania przyczyny. O każdej takiej sytuacji Uczestnicy będą powiadomieni nie później niż na 1 dzień przed planowanym szkoleniem na podany w rejestracji adres e-mail lub telefonicznie. W wypadku odwołania szkolenia lub zmiany jego terminu, absencja Uczestnika na szkoleniu w nowym terminie, nie będzie wliczana do puli dwóch dozwolonych nieobecności.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW I UCZESTNICZEK CYKLU SZKOLEŃ
1. Dane zbierane są w celu realizacji szkoleń oraz poinformowania o ewentualnych zmianach godziny, daty lub miejsca spotkania
2. Administratorem Danych Osobowych Uczestnika cyklu szkoleń jest: Organizator.
3. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Uczestnika (jako osoby, której dane osobowe są przetwarzane) należy kontaktować się z wyznaczonym w GOT Inspektorem Ochrony Danych za pomocą adresu e-mail:
iod@jestemzgdanska.pl lub drogą listu zwykłego na adres siedziby GOT.
4. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Cyklu Szkoleń oraz do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych Osobowych, na podstawie art. 6 ust 1 pkt a), pkt f) oraz art. 9 ust. 2 pkt a) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
5. Dane osobowe Uczestnika będą przechowywane przez okres realizacji cyklu szkoleń, a następnie przez okres 365 dni po jego zakończeniu.
6. Podane przez Uczestnika dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom za wyjątkiem podmiotów uprawnionych do rozliczania i kontroli działalności Administratora Danych Osobowych z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, podmiotom dofinansowującym program, firm/firmy dostarczającej usługi poczty elektronicznej na rzecz Administratora Danych Osobowych, operatorów telekomunikacyjnych świadczących usługi teleinformatyczne na rzecz Administratora Danych Osobowych oraz podmiotów świadczących obsługę prawną Administratora Danych Osobowych, ponadto nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Podane dane osobowe mogą zostać udostępnione w uzasadnionych przypadkach Głównemu Inspektoratowi Sanitarnemu i służbom porządkowym.
7. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia z zastrzeżeniem przepisów Rozporządzenia, w tym art. 17 Rozporządzenia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
8. Uczestnikowi przysługuje również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych do jej wycofania, chyba że przetwarzanie danych odbywa się na innej podstawie. Skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody.
9. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzoru (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w wypadku jeżeli uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy RODO.
10. Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, jednak jeżeli Uczestnik nie wyrazi zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, niemożliwe będzie przyjęcie jego zgłoszenia do udziału w cyklu szkoleń. .
11. Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć drogą poczty elektronicznej na adres mailowy:
got@visitgdansk.com lub drogą poczty tradycyjnej, w formie pisemnej na adres siedziby Administratora